Политика конфиденциальности

Workland Group (и все ее организации, перечисленные ниже) обрабатывает данные клиентов и других субъектов данных: собирает, хранит, публикует и передает данные клиентов в соответствии с законами и нормативными актами страны, в которой находится соответствующее предприятие, для лучшего обслуживания клиентов и для осуществления договорных отношений.

Workland Group отвечает за обработку данных и является уполномоченным контролером данных. В настоящей политике конфиденциальности (далее — «Политика») объясняется, как мы собираем и используем информацию, когда вы используете сервисы, доступные на нашем сайте www.wrkland.com (далее — «Сайт»), booking.wrkland.com, в мобильном приложении Wrkland или если вы используете какие-либо другие услуги, которые мы предоставляем (далее — «Услуги»). 

Подтверждая свое согласие при использовании Сайта или наших Услуг или при взаимодействии с ними, вы как пользователь нашего сайта или как наш клиент (далее — «Пользователь», «Клиент» или «вы») соглашаетесь с положениями настоящей Политики и подтверждаете, что вы прочитали и поняли все изложенные в ней положения. 

Мы обрабатываем Персональные данные в соответствии с настоящей Политикой конфиденциальности и применимым законодательством, включая Общий Регламент о защите персональных данных (2016/679) (далее — GDPR) и применимые внутренние законы о защите персональных данных в Финляндии, Эстонии, Латвии и Литве (далее — «Закон о защите персональных данных»). 

Мы обязуемся обеспечивать неприкосновенность частной жизни и конфиденциальность информации, касающейся наших клиентов, потенциальных клиентов, их аффилированных организаций и лиц, а также придерживаться нижеизложенной политики в соответствии с нашими профессиональными обязанностями и применимыми Законами о защите персональных данных. 
Мы являемся контролером Персональных данных, подпадающих под действие настоящей Политики. 

Организации Workland Group:

• Workland Estonia OÜ; 

• Workland Tallinn OÜ; 

• Workland Maakri OÜ; 

• Workland M25 OÜ; 

• Workland Telegraph SIA;

• Workland Latvia SIA; 

• Workland Riga SIA; 

• Workland Lithuania UAB;

• Workland Lithuania Didžioji UAB; 

• Workland Quadrum UAB; 

• Workland G9 UAB; 

• Workland Vilnius UAB; 

• WL Finland Oy.

1. Область применения Политики 
Настоящая Политика описывает, как мы обрабатываем Персональные данные касательно: 

• всех вопросов, связанных с нашими клиентами, бывшими клиентами и потенциальными клиентами; 

• новостных рассылок и маркетинговой информации; 

• процессов набора персонала; 

• использования файлов cookie на нашем Сайте;

• соблюдения всех установленных обязательств в соответствии с GDPR, соответствующими законами о защите персональных данных и любыми другими применимыми законами и нормативными актами. 

2. Цели, средства и условия обработки и хранения данных 

а) Новости, публикации и события: Мы можем использовать предоставленную вами информацию (имя и фамилию, должность, ваш адрес электронной почты, любые предоставленные номера телефонов, ваш адрес и другую информацию), чтобы отправлять вам новости о последних разработках Workland, ассортименте доступных вам услуг, а также информацию о любых предстоящих мероприятиях, которые могут вас заинтересовать, включая образовательные семинары. Мы будем использовать ваши Персональные данные для этой цели на основании вашего согласия (ст. 6(1)(a) GDPR) до тех пор, пока вы не сообщите нам, что больше не желаете получать от нас такую информацию. 

b) Файлы cookie: Мы используем файлы cookie для получения информации о том, как вы используете наш Сайт. Файлы cookie позволяют нам сделать Сайт более удобным и доступным для вас. Сторонние файлы cookie помогают нам повысить релевантность рекламы, которую мы размещаем на разных каналах. Такая информация, как правило, не содержит данных, которые позволили бы нам идентифицировать вас как физическое лицо. Мы обрабатываем эту информацию на основании вашего согласия (ст. 6(1)(a) GDPR). Более подробную информацию об использовании файлов cookie можно найти в нашей Политике использования файлов cookie. 

с) Набор персонала: Мы можем использовать Сайт и другие каналы связи, перечисленные на Сайте, для сбора информации о вашей заявке о приеме на работу или стажировку. Мы будем использовать Персональные данные из документов, которые вы предоставили нам при подаче заявки. Кроме того, мы можем запросить вашего разрешения связаться с вашими работодателями для получения рекомендаций. Мы обрабатываем эти данные для обеспечения наших законных интересов (ст. 6(1)(f) GDPR) по рассмотрению вашей заявки и на основании вашего согласия (ст. 6(1)(a) GDPR) на обращение к работодателям. Мы будем хранить эти данные, полученные в рамках процессов набора персонала, до тех пор, пока это необходимо для рассмотрения заявки, и в соответствии со всеми применимыми законами и нормативными актами. Кроме того, мы можем запросить вашего согласия на хранение ваших Персональных данных в течение некоторого времени после рассмотрения вашей заявки. 

d) Покупки: Вся личная информация, предоставленная при совершении покупки в сетевой среде, является конфиденциальной и регулируется требованиями Закона о защите персональных данных. Персональные данные обрабатываются на основе информации, которая запрашивается у Клиента при бронировании или приобретении услуги (имя и фамилия, адрес электронной почты и номер телефона и, если применимо, данные компании).  

При оплате кредитной картой предоставленные Клиентом данные защищаются протоколом безопасности SSL, благодаря чему предоставленная информация не может быть просмотрена или изменена лицами, не имеющими доступа к такой информации. Платежные операции через платежные системы Visa и MasterCard осуществляются с помощью поставщика платежных услуг, который хранит данные карт Клиента в соответствии с действующим законодательством местных юрисдикций и Европейского Союза. Поставщиком платежных решений является поставщик услуг PCI-DSS, отвечающий всем требованиям и предлагающий платежные решения, в том числе обмен платежами через Visa и MasterCard между Сторонами.  Мы обрабатываем эти данные для исполнения договора (ст. 6(1)(b) GDPR).

e) Аналитика — мы также собираем аналитические данные (версия браузера, языковые предпочтения, местоположение, проведенное на странице время и т. д.), которые обычно не могут быть напрямую связаны с одним конкретным лицом и рассматриваются как обобщенное поведение клиентов в сетевой среде Workland Group. Такие агрегированные данные используются для улучшения наших продуктов и услуг.  Мы обрабатываем эти данные для обеспечения наших законных интересов (ст. 6(1)(f) GDPR).

f) Управление объектами и предоставление услуг: Мы собираем персональные данные для управления доступом к нашим объектам и распределения ресурсов, таких как столы и помещения. Сюда входит обработка бронирований, платежей и использования таких услуг как доступ к интернету, печать и служба поддержки. Мы обрабатываем эти данные для исполнения договора (ст. 6(1)(b) GDPR). Мы сохраняем эту информацию в необходимом объеме для эффективного управления и предоставления наших объектов и услуг.

g) Защита и безопасность: Чтобы обеспечить безопасность наших помещений, мы обрабатываем персональные данные с помощью систем видеонаблюдения и контроля доступа, которые отслеживают, когда люди входят в наши помещения и покидают их. Эти данные используются исключительно в целях безопасности и хранятся в соответствии с требованиями законов и нормативных актов. Мы обрабатываем эти данные для обеспечения наших законных интересов (ст. 6(1)(f) GDPR).

h) Уведомления: Мы обрабатываем контактные данные наших участников для отправки регулярной информации, новостных рассылок или уведомлений о событиях или изменениях в рабочей среде. Мы обрабатываем эти данные на основании вашего согласия (ст. 6(1)(a) GDPR). Мы продолжим использовать ваши Персональные данные для этой цели до тех пор, пока вы не откажетесь или не сообщите нам, что больше не желаете получать такие уведомления.

i) Маркетинг и отношения с клиентами: Наша маркетинговая деятельность, направленная на привлечение новых участников и удержание существующих, подразумевает обработку персональных данных. Сюда входит отправка рекламных материалов, управление программами лояльности и проведение исследований рынка, чтобы лучше понять ваши потребности и предпочтения. Мы обрабатываем эти данные на основании вашего согласия (ст. 6(1)(a) GDPR) для целей прямого маркетинга, а также для обеспечения наших законных интересов (ст. 6(1)(f) GDPR) в сфере исследования рынка и взаимоотношений с клиентами.

j) Соблюдение законодательства: Мы обрабатываем персональные данные в соответствии с различными юридическими обязанностями, такими как соблюдение налоговых требований, законов об охране труда или реагирование на запросы правоохранительных органов. Мы обрабатываем эти данные для соблюдения юридической обязанности (ст. 6(1)(c) GDPR). Данные обрабатываются в случае необходимости выполнения таких юридических обязанностей.

k) Отзывы и улучшения: Мы собираем отзывы наших пользователей, чтобы улучшить наши услуги и объекты. Это подразумевает обработку данных об опыте и предпочтениях участников, что помогает нам совершенствовать наши предложения и удовлетворять ваши потребности наилучшим образом. Мы обрабатываем эти данные для обеспечения наших законных интересов (ст. 6(1)(f) GDPR).

3. Как мы защищаем персональные данные

Мы ограничиваем обработку ваших Персональных данных рамками целей, для которых эти данные были собраны. 

Доступ к вашим Персональным данным есть только у персонала, который обрабатывает Персональные данные в рамках выполнения своих профессиональных обязанностей и своих обязательств перед вами как перед Клиентом. Ваши Персональные данные не хранятся и не обрабатываются дольше, чем это необходимо для вышеперечисленных целей обработки данных. 

Мы приняли необходимые технические и организационные меры для безопасной обработки ваших Персональных данных. Ваши данные будут обработаны таким образом, чтобы обеспечить их конфиденциальность и целостность. 

4. Передача ваших Персональных данных третьим лицам 

Мы используем услуги определенных третьих лиц (например, провайдеров облачного хранения, систем управления работой с клиентами) для обеспечения функциональности наших услуг и Сайта. Нам необходимо передавать этим поставщикам определенные виды ваших персональных данных, которые могут включать ваши контактные данные и историю транзакций. Каждый сторонний поставщик действует как обработчик данных и связан договорами об обработке персональных данных, соответствующими требованиям GDPR. Персональные данные, которые будут переданы этим сторонним поставщикам услуг, будут ограничены минимумом, необходимым для обеспечения соответствующих сторонних услуг. 

Мы позаботились о том, чтобы все сторонние поставщики услуг, которым мы передаем ваши Персональные данные, следовали нашим инструкциям относительно обработки ваших Персональных данных. Передача ваших Персональных данных регулируется соглашениями об обработке данных или условиями обработки данных, существующими между нами и сторонними поставщиками услуг. Любые сторонние поставщики услуг, как обработчики данных, должны гарантировать, что они обрабатывают ваши Персональные данные в таком же соответствии профессиональным и этическим стандартам, как и мы, и несут юридическую ответственность перед вами и нами, если действуют вопреки этим гарантиям. Кроме того, эти сторонние поставщики услуг обязаны применять технические и организационные меры для обеспечения такого же уровня защиты данных, как и тот, который при обработке данных обеспечиваем мы сами. 

Наши соглашения об обработке данных включают стандартные договорные условия или другие одобренные законом механизмы для защиты передачи ваших персональных данных, особенно за пределы Европейской экономической зоны (ЕЭЗ).

5. Ваши права как субъекта данных 
Мы стремимся поддерживать точность и актуальность ваших Персональных данных. Мы просим вас своевременно сообщать нам о любых изменениях ваших Персональных данных. 

Вы можете в любое время воспользоваться следующими правами в отношении нашей обработки ваших Персональных данных: 
а) Право на доступ: Вы имеете право запросить доступ к любым данным, которые могут считаться вашими Персональными данными. Это включает, например, право на получение информации о том, обрабатываем ли мы ваши Персональные данные, какие категории Персональных данных мы обрабатываем, а также о цели нашей обработки данных. 
b) Право на исправление: Вы имеете право запросить, чтобы мы исправили любые ваши Персональные данные, если вы считаете, что они являются неточными или неполными. 
с) Право на возражение: Вы имеете право возражать против определенных видов обработки Персональных данных, включая, например, обработку ваших Персональных данных в маркетинговых целях или для обеспечения иных наших законных интересов. 
d) Право на удаление («Право на забвение»): Вы также можете запросить удаление ваших Персональных данных, если эти Персональные данные больше не нужны для целей, для которых они были собраны, или если вы считаете, что обработка является незаконной, или если вы считаете, что Персональные данные необходимо удалить для соблюдения нами законных требований. 
e) Право на переносимость данных: Если Персональные данные обрабатываются автоматически и на основании вашего согласия или договора, вы имеете право получить эти данные в структурированном, широко используемом и машиночитаемом формате. Вы также можете запросить передачу этих данных другому контролеру, если это технически осуществимо. 
f) Право на отзыв своего согласия: В случаях, когда обработка основана на вашем согласии, вы вправе в любое время отозвать свое согласие на такую обработку. 
g) Отказ от маркетинга: У вас есть возможность отказаться от наших уведомлений всякий раз, когда мы отправляем вам информацию о нас, организованных нами мероприятиях или любую другую информацию, которая, по нашему мнению, может вас заинтересовать. Также вы также можете отказаться от наших уведомлений в любое время, связавшись с нами. 

Если у вас есть жалобы на то, как мы обрабатываем ваши Персональные данные, или вы просто хотите узнать больше о нашей обработке данных, свяжитесь с нами в любое время, используя контактную информацию, указанную в конце настоящей Политики. Мы ответим на ваш запрос в установленный законом срок. 

Если у вас есть сомнения по поводу нашей обработки ваших Персональных данных, рекомендуем сначала связаться с нами. Однако вы имеете право подать жалобу в Орган по защите персональных данных (ОЗПД), если полагаете, что ваши Персональные данные обрабатываются неправильно или ваши права на защиту данных были нарушены. Вы можете подать жалобу, обратившись в ОЗПД, расположенный в вашей юрисдикции, то есть в месте предполагаемого нарушения прав субъекта ваших данных или ненадлежащей обработки ваших данных, или в месте, где вы живете и работаете.  

Вот список ОЗПД, применимых к сфере действия настоящей Политики: 

• Инспекция по защите данных в Эстонии: http://www.aki.ee/en 

• Государственная инспекция данных в Латвии: http://www.dvi.gov.lv/en/ 

• Государственная инспекция по защите данных в Литве: https://www.ada.lt/go.php/lit/Eng 

• Офис омбудсмена по защите данных в Финляндии: https://tietosuoja.fi/en/home

6. Место обработки ваших данных 

Workland Group хранит персональные данные в своих базах данных, расположенных на территории Европейского Союза, и клиент имеет право в любое время получить доступ к своим персональным данным и информации о совершенных им действиях. 

Отправляя нам свои Персональные данные или соглашаясь на обработку ваших Персональных данных, вы соглашаетесь на обработку ваших данных, включая их хранение. Мы примем все разумно необходимые меры предосторожности, чтобы обеспечить безопасную обработку ваших данных в соответствии с применимыми Законами о защите персональных данных. Мы не будем хранить ваши Персональные данные дольше, чем это необходимо для достижения целей, изложенных в настоящей Политике. Вы можете запросить у нас информацию о деталях обработки всех ваших Персональных данных на основании статьи 15 GDPR. Как субъект данных, реализуя любые свои права, вы можете сделать такой запрос, используя контактную информацию, указанную в конце настоящей Политики. 

7. Контакты 

Не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами, запросами, требованиями или жалобами в отношении обработки ваших Персональных данных по адресу: [email protected].

8. Изменения в Политике 

Мы можем вносить в настоящую Политику любые изменения по своему усмотрению. Если в Политику были внесены какие-либо изменения, то на нашем сайте будет опубликована последняя ее версия. Мы рекомендуем вам время от времени проверять, вносились ли в Политику какие-либо изменения.