Bendrovių vadovai ir buhalteriai puikiai atsimena, kad kasmet iki gegužės mėn. pabaigos reikia pateikti metinių finansinių ataskaitų rinkinį Juridinių asmenų registrui. Tokio rinkinio sudėtis priklauso nuo įmonės dydžio, o reikalavimai nustatyti Įmonių finansinės atskaitomybės įstatyme.
Prieš teikiant ataskaitų rinkinį Juridinių asmenų registrui, jį turi patvirtinti bendrovės eilinis visuotinis akcininkų susirinkimas, kuris turi įvykti ne vėliau kaip per keturis mėnesius po finansinių metų pabaigos (dažniausiai – iki balandžio 30 d.).
Paprastai įmonių finansininkai „pasufleruoja“ vadovams, kokie sprendimai turėtų būti priimami šiame susirinkime, nes dauguma jų susiję su finansiniais klausimais. Tačiau tai kartu gera proga išspręsti ir kitus bendrovių veiklai svarbius klausimus, ypač, kai yra keli akcininkai, kurie nedažnai susitinka. Tai padeda užtikrinti geros bendrovių valdysenos principus ir užbėgti galimoms problemoms už akių, pavyzdžiui, kreipiantis į banką, notarą ar potencialiems investuotojams atliekant teisinį patikrinimą (angl. due diligence). Neretai praktikoje pamirštama perrinkti valdybos narius, o jų kadencija – ne daugiau kaip 4 metai. Taip pat galima paskirti ar pakeisti auditorių (jeigu skiriamas) ir nustatyti jo atlyginimą. Dar vienas spręstinas klausimas – įmonės vadovo atlyginimo pakeitimas, jeigu jį skiria visuotinis akcininkų susirinkimas.
Sušaukti eilinį visuotinį akcininkų susirinkimą – valdybos, o jei ji nesudaroma, vadovo pareiga. Apie įvyksiantį susirinkimą akcininkai turi būti informuoti ne vėliau prieš 21 dieną, o terminas gali būti trumpesnis, jeigu visi akcininkai su tuo sutinka. Tai ypač svarbu, kai bendrovėje yra keli akcininkai.
Kokiu būdu gali vykti Visuotinis akcininkų susirinkimas? Pirma, susitinkant tradiciškai gyvai. Antra, pasitelkiant elektroninių ryšių priemones. Taip pat galima naudoti ir išankstinio balsavimo biuletenius, kurie turi būti gauti iki susirinkimo pradžios. Bet kokiu atveju, reikia nepamiršti per 7 dienas surašyti susirinkimo protokolą ir prie jo pridėti dalyvių sąrašą, patvirtinimą, kad akcininkai tinkamai informuoti apie susirinkimą, balsavimo biuletenius (jeigu yra), dokumentus, įrodančius, kaip buvo balsuota elektroninių ryšių priemonėmis ir kitus. Tai galima padaryti tradiciškai ranka ar naudojant kvalifikuotą elektroninį parašą.
Kalbant apie elektroninių ryšio priemonių pasitelkimą, svarbūs ir neseni Akcinių bendrovių įstatymo pakeitimai, kurie numato galimybę ne mažiau kaip 10 proc. balsų turintiems akcininkams reikalauti, kad būtų užtikrinta galimybė dalyvauti ir balsuoti elektroninių ryšių priemonėmis. Šiuo atveju svarbu nustatyti akcininkų tapatybę ir perduodamos informacijos saugumą. Tad reikalinga dalyvavimo ir balsavimo visuotiniame akcininkų susirinkime elektroninių ryšių priemonėmis tvarka, kurios aprašą turi parengti vadovas, o valdyba (jeigu yra) patvirtinti.
Be to, jeigu visi akcininkai sutinka, bendrovės įstatuose gali būti numatyta, kad visuotiniame akcininkų susirinkime akcininkai dalyvauja ir balsuoja tik elektroninių ryšių priemonėmis, tačiau taip pat gali būti numatyta, kad tam tikrais atvejais dalyvaujama ir balsuojama kitais būdais. Įstatai gali būti pakeisti ir per ateinantį eilinį visuotinį akcininkų susirinkimą.
Mažosios bendrijos turi patvirtinti metinių finansinių ataskaitų rinkinį ir pateikti jį Juridinių asmenų registrui ne vėliau kaip per 3 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos.
Praktikoje nemažai įmonių nepateikia finansinės atskaitomybės dokumentų Juridinių asmenų registrui, tačiau kasmet vis daugiau tokių bendrovių vadovų skiriamos baudos. Nuo 2024 m. liepos 1 d. administracinio nusižengimo protokolai vadovams bus surašomi automatiškai. Kita galima pasekmė – Registrų centras gali inicijuoti tokių įmonių likvidavimą. Galima pridurti, kad finansinės atskaitomybės nepateikusios įmonės negali gauti valstybės subsidijų, o tai buvo itin aktualu dėl COVID-19 pandemijos.
Taigi, įmonių vadovams svarbu ne tik užtikrinti metinių finansinių ataskaitų rinkinio pateikimą Juridinių asmenų registrui laiku, bet ir tinkamai jį patvirtinti bei išspręsti kitus klausimus bendrovės eiliniame visuotiniame akcininkų susirinkime.
