Pereiti prie turinio
Workland
Pagrindinis Vieta Sprendimai Narių istorijos Rezervacija Renginiai Blog Apie Mus

Kaip strategiškai valdyti ir planuoti įmonės projektus?

Workland

November 10th, 2022

Dalintis

Aukštos projektų valdymo kompetencijos yra neatskiriamos nuo tvarios ir sėkmingai veikiančios verslo organizacijos. Pasaulis, kuris tampa vis labiau skaitmenizuotas ir siūlo platų spektrą IT funkcinių sprendimų, projektų valdymas yra labiausiai į žmogaus poreikius orientuotas darbo būdas ir vis rečiau tik techninė funkcija. Galiausiai kaip teigia žymus projektų valdymo, mokymo ir kokybės užtikrinimo audito įmonės direktorius Joy Gumz „Tinkamas procesų valdymas organizacijoje gali palaikyti šviesą, strategija – šviesą tunelio gale, tačiau projektų valdymas yra pagrindinis variklis, judinantis organizaciją į priekį”. Nors tai atrodytų gana logiška ir paprasta projektų valdymo institutas (PMI) teigia, kad tik 46% įmonių projektų valdymą laiko strateginiu ir kultūriniu prioritetu.

Šiame straipsnyje Workland nariai verslo advokatų kontora „Prevence“ ir jos įkūrėjas, advokatas Edgaras Margevičius, kuris specializuojasi M&A, rizikos ir privataus kapitalo, konkurencijos ir įmonių teisės, verslo ir startuolių strateginių patarimų srityse, pasidalins įžvalgomis kaip tinkamas projektų valdymo būdo pasirinkimas ir efektyvios CRM, žinių valdymo sistemos gali padėti sėkmingai įgyvendinti projektus ir siekti bendrų strateginių tikslų organizacijoje.

Projektų valdymo pagrindiniai principai

Kasdieniame verslo pasaulyje susiduriame su skirtingais projektais, kurie gali kelti įvairių iššūkių. Tokiu atveju, svarbu apsibrėžti, kuo projektinis organizacijos valdymas skiriasi nuo procesinio valdymo. Organizacijos valdymas projektiniu principu leidžia prisitaikyti prie klientų ir kiekvienam jų suteikti unikalaus sprendimo paiešką, specifiniai resursai ir projekto biudžetas yra nustatomas pagal galutinį projekto tikslą, o štai procesinėse organizacijose produktai/paslaugos yra kuriami efektyvumo principu, resursai yra stabilūs ir skirti proceso užtikrinimui, rezultatai yra suplanuoti ir procesas dažniausiai yra kartotinis.

Organizacijoje, kuri yra valdoma projektiniu principu kiekvienas projektas gali būti skirstomas į penkis pagrindinius ciklus, kuriuos visus apjungia stebėsenos ir kontrolės procesai reikalingi visų šių penkių ciklų sėkmingam veikimui:

  • Identifikavimas (inicijavimas)

  • Planavimas

  • Įgyvendinimas (valdymas)

  • Užbaigimas

  • Įvertinimas

Identifikavimo ir planavimo fazė

Šiame etape svarbu detaliai suformuluoti projekto tikslą, kuris patenkintų jūsų klientų lūkesčius. Tai leis įvertinti projekto įgyvendinimui reikalingą komandą ir sudaryti atitinkamą veiksmų planą. Iš anksto galėsite įvertinti, kokia bus reali ir kritinė projekto trukmė, aiškiai pasiskirstysite komandos narių atsakomybes, taip pat galėsite suplanuoti projekto įgyvendinimui reikalingą biudžetą.

Tikslams įsivertinti puikiai tinkama ir SMART metodika, kuri padės apsibrėžti projekto tikslą vienu sakiniu atsakant į klausimus, kiek tikslas yra konkretus arba specifiškas (angl. Specific), išmatuojamas (angl. Measurable), pasiekiamas (angl. Achievable), aktualus (angl. Relevant, realistic), konkretus laiko atžvilgiu (angl. Timed). Tinkamai išskaidyti veiklas ir nustatyti jų trukmę planuojant gali padėti Ganto diagrama, kuri leis vizualiai matyti visą projekto planą. Projekto rezultatai dažnu atveju yra nenuspėjami, todėl svarbu įvertinti galinčias kilti rizikas: projekto terminų, komunikacijos su suinteresuotomis šalimis trikdžius, finansines rizikas.

Įgyvendinimo fazė

Šiame etape svarbi yra kiekviena detalė. Savo veikloje organizuodami projektus stengiamės analizuoti ir stebėti kiekvieną projekto vykdymo etapą: nuo pirmojo parašyto laiško būsimam klientui, iki jo pasitikimo, pateikiamo vandens ar kavos temperatūros, idealaus terminų laikymosi, komunikacijos realiu laiku t.y. mūsų klientai privalo žinoti ir būti informuoti anksčiau nei jie gali to pasiteirauti.

Taip pat itin didelį vaidmenį žaidžia pats komandos susidirbimas. Visada turime įsivertinti, kokį vaidmenį mūsų projekte turi ir mūsų komandos nariai, kokiam etape juos turime įtraukti, net ir komandos viduje turime tvirtai žinoti „veiklos mechanizmą“. Kitu atveju – dažnai atsiskleidžia ne patys geriausi rezultatai. Įgyvendinimo etape galutinį rezultatą gali nulemti ir ar laiku bus sureaguota ir įvykdyti pokyčiai, jei projektas susiduria su kažkokiais trikdžiais.

Užbaigimo ir įvertinimo etapai

Šiuose etapuose yra galimybė įtraukti ir klientų apklausas, kurios leis gauti grįžtamąjį ryšį ir numatyti kokių pokyčių reikia ateities projektuose.

Projektų valdymo programos

Šiandien projektų valdymas be CRM ar žinių valdymo sistemos įsivaizduojamas gana sunkiai. Tačiau renkantis IT sprendimą reikėtų įsivertinti jos patogumą, greitį ir siūlomus sprendimus, kurie palengvintų verslo procesus, o ne tik papildomai apkrautų komandas.

Kokius sprendimus turėtų siūlyti funkcionali projektų valdymo sistema?

  • Kontaktų ir leads‘ų valdymas

  • Pardavimų stebėjimas

  • Užduočių vedimas ir jų išdėstymas KANBAN principu

  • Projektų valdymų modulis

  • Patogi ir paprasta informacijos paieškos sistema

  • Dokumentų šablonai

  • Vidinės komunikacijos sprendimai

  • Apskaitos sistema

  • Debesų kompiuterija

Rinkoje tokių sprendimų galime rasti itin daug: Zoho, Pipedrive, Bitrix24, Nuclino, Stravito, Monday, Hanna ir daugelis kt.

Tačiau svarbu atsiminti, kad sėkmingo projekto raktas yra ne tik tinkamos programinės įrangos ar atitinkamos metodikos pasirinkimas, bet ir sumanus planavimas bei pagrindinių projekto valdymo principų laikymasis. Kiekvienas projektą valdantis žmogus turi žinoti, kaip efektyviai bendrauti, vadovauti komandai, taikyti kritinio mąstymo ir problemų sprendimo įgūdžius.

Kiti Straipsniai

Darbdaviai tai vertina kaip privalumą, tačiau laiko planavimo specialistė nukerta: „multitaskinimas“ – absoliutus produktyvumo žudikas

Simona Klovaitė – produktyvumo mentorė, sąmoningo laiko planavimo koučerė ir projektų vadovė, kurios kelias į sėkmę yra kupinas pamokų ir įžvalgų, kaip atrasti balansą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo. Laidoje „Kaip“ Simona dalijosi ne tik profesinės kelionės iššūkiais, bet ir patarimais, kaip efektyviai valdyti savo laiką, tikslingai deleguoti užduotis bei išvengti perdegimų.

Workland

June 6th, 2024

Biuro erdvė 2024 – ką įvertinti siekiant efektyvumo?

Sudarant įmonės biudžetą kitiems metams neabejotinai paliečiame darbo erdvės klausimą. Dažna praktika metams baigiantis – įsivertinti biuro poreikius, kartais – pakeisti darbo erdvę į naują ar atnaujinti esamą. Kokius aspektus biuro patalpų nuomos ir įrengimo klausime reikėtų įvertinti siekiant ne tik optimizuoti kaštus, bet ir užtikrinti produktyvumą bei darbuotojų pasitenkinimą?

Workland

December 5th, 2023

Lietuviško animacinio personažo kelionė į tarptautinę rinką: Simona Krasauskienė ir „Kakės Makės” verslo istorija

Kūrėjai visada ieškojo istorijų, kurios galėtų paliesti širdis – ypač vaikų. Šių laikų pasakos nebetelpa vien tik ant popieriaus lapų – jos išplinta į ekranus, žaislus, net į mados pasaulį. Tačiau KAIP animacinis siužetas gali tapti visuotine sensacija?

Workland

April 26th, 2024