Aukštos projektų valdymo kompetencijos yra neatskiriamos nuo tvarios ir sėkmingai veikiančios verslo organizacijos. Pasaulis, kuris tampa vis labiau skaitmenizuotas ir siūlo platų spektrą IT funkcinių sprendimų, projektų valdymas yra labiausiai į žmogaus poreikius orientuotas darbo būdas ir vis rečiau tik techninė funkcija. Galiausiai kaip teigia žymus projektų valdymo, mokymo ir kokybės užtikrinimo audito įmonės direktorius Joy Gumz „Tinkamas procesų valdymas organizacijoje gali palaikyti šviesą, strategija – šviesą tunelio gale, tačiau projektų valdymas yra pagrindinis variklis, judinantis organizaciją į priekį”. Nors tai atrodytų gana logiška ir paprasta projektų valdymo institutas (PMI) teigia, kad tik 46% įmonių projektų valdymą laiko strateginiu ir kultūriniu prioritetu.
Šiame straipsnyje Workland nariai verslo advokatų kontora „Prevence“ ir jos įkūrėjas, advokatas Edgaras Margevičius, kuris specializuojasi M&A, rizikos ir privataus kapitalo, konkurencijos ir įmonių teisės, verslo ir startuolių strateginių patarimų srityse, pasidalins įžvalgomis kaip tinkamas projektų valdymo būdo pasirinkimas ir efektyvios CRM, žinių valdymo sistemos gali padėti sėkmingai įgyvendinti projektus ir siekti bendrų strateginių tikslų organizacijoje.
Projektų valdymo pagrindiniai principai
Kasdieniame verslo pasaulyje susiduriame su skirtingais projektais, kurie gali kelti įvairių iššūkių. Tokiu atveju, svarbu apsibrėžti, kuo projektinis organizacijos valdymas skiriasi nuo procesinio valdymo. Organizacijos valdymas projektiniu principu leidžia prisitaikyti prie klientų ir kiekvienam jų suteikti unikalaus sprendimo paiešką, specifiniai resursai ir projekto biudžetas yra nustatomas pagal galutinį projekto tikslą, o štai procesinėse organizacijose produktai/paslaugos yra kuriami efektyvumo principu, resursai yra stabilūs ir skirti proceso užtikrinimui, rezultatai yra suplanuoti ir procesas dažniausiai yra kartotinis.
Organizacijoje, kuri yra valdoma projektiniu principu kiekvienas projektas gali būti skirstomas į penkis pagrindinius ciklus, kuriuos visus apjungia stebėsenos ir kontrolės procesai reikalingi visų šių penkių ciklų sėkmingam veikimui:
Identifikavimas (inicijavimas)
Planavimas
Įgyvendinimas (valdymas)
Užbaigimas
Įvertinimas
Identifikavimo ir planavimo fazė
Šiame etape svarbu detaliai suformuluoti projekto tikslą, kuris patenkintų jūsų klientų lūkesčius. Tai leis įvertinti projekto įgyvendinimui reikalingą komandą ir sudaryti atitinkamą veiksmų planą. Iš anksto galėsite įvertinti, kokia bus reali ir kritinė projekto trukmė, aiškiai pasiskirstysite komandos narių atsakomybes, taip pat galėsite suplanuoti projekto įgyvendinimui reikalingą biudžetą.
Tikslams įsivertinti puikiai tinkama ir SMART metodika, kuri padės apsibrėžti projekto tikslą vienu sakiniu atsakant į klausimus, kiek tikslas yra konkretus arba specifiškas (angl. Specific), išmatuojamas (angl. Measurable), pasiekiamas (angl. Achievable), aktualus (angl. Relevant, realistic), konkretus laiko atžvilgiu (angl. Timed). Tinkamai išskaidyti veiklas ir nustatyti jų trukmę planuojant gali padėti Ganto diagrama, kuri leis vizualiai matyti visą projekto planą. Projekto rezultatai dažnu atveju yra nenuspėjami, todėl svarbu įvertinti galinčias kilti rizikas: projekto terminų, komunikacijos su suinteresuotomis šalimis trikdžius, finansines rizikas.
Įgyvendinimo fazė
Šiame etape svarbi yra kiekviena detalė. Savo veikloje organizuodami projektus stengiamės analizuoti ir stebėti kiekvieną projekto vykdymo etapą: nuo pirmojo parašyto laiško būsimam klientui, iki jo pasitikimo, pateikiamo vandens ar kavos temperatūros, idealaus terminų laikymosi, komunikacijos realiu laiku t.y. mūsų klientai privalo žinoti ir būti informuoti anksčiau nei jie gali to pasiteirauti.
Taip pat itin didelį vaidmenį žaidžia pats komandos susidirbimas. Visada turime įsivertinti, kokį vaidmenį mūsų projekte turi ir mūsų komandos nariai, kokiam etape juos turime įtraukti, net ir komandos viduje turime tvirtai žinoti „veiklos mechanizmą“. Kitu atveju – dažnai atsiskleidžia ne patys geriausi rezultatai. Įgyvendinimo etape galutinį rezultatą gali nulemti ir ar laiku bus sureaguota ir įvykdyti pokyčiai, jei projektas susiduria su kažkokiais trikdžiais.
Užbaigimo ir įvertinimo etapai
Šiuose etapuose yra galimybė įtraukti ir klientų apklausas, kurios leis gauti grįžtamąjį ryšį ir numatyti kokių pokyčių reikia ateities projektuose.
Projektų valdymo programos
Šiandien projektų valdymas be CRM ar žinių valdymo sistemos įsivaizduojamas gana sunkiai. Tačiau renkantis IT sprendimą reikėtų įsivertinti jos patogumą, greitį ir siūlomus sprendimus, kurie palengvintų verslo procesus, o ne tik papildomai apkrautų komandas.
Kokius sprendimus turėtų siūlyti funkcionali projektų valdymo sistema?
Kontaktų ir leads‘ų valdymas
Pardavimų stebėjimas
Užduočių vedimas ir jų išdėstymas KANBAN principu
Projektų valdymų modulis
Patogi ir paprasta informacijos paieškos sistema
Dokumentų šablonai
Vidinės komunikacijos sprendimai
Apskaitos sistema
Debesų kompiuterija
Rinkoje tokių sprendimų galime rasti itin daug: Zoho, Pipedrive, Bitrix24, Nuclino, Stravito, Monday, Hanna ir daugelis kt.
Tačiau svarbu atsiminti, kad sėkmingo projekto raktas yra ne tik tinkamos programinės įrangos ar atitinkamos metodikos pasirinkimas, bet ir sumanus planavimas bei pagrindinių projekto valdymo principų laikymasis. Kiekvienas projektą valdantis žmogus turi žinoti, kaip efektyviai bendrauti, vadovauti komandai, taikyti kritinio mąstymo ir problemų sprendimo įgūdžius.
