1. Ota huomioon yrityksesi työskentelymallit
Ensimmäisenä toimitilan valintakriteerinä kuulee usein ”sijainti sijainti sijainti” -lausahduksen. Sijainnilla onkin kieltämättä suuri merkitys erityisesti yrityksen brändiä rakentaessa – keskeinen osoite tuo näkyvyyttä ja houkuttelee niin asiakkaita kuin työnhakijoita. Sijainti ei kuitenkaan ole läheskään ainoa toimitilan valintaan vaikuttava tekijä.
Olennaisempaa onkin pohtia, millainen työkulttuuri yrityksessä vallitsee, millaiset työskentelymallit ovat käytössä, ja voivatko työn tekemisen tavat vielä mahdollisesti muuttua lähitulevaisuudessa. Onko tiimi siis jatkuvasti läsnä toimistolla, vai suositaanko joustavampaa hybridityömallia? Erityisesti etätyöskentelyn suosion kasvaessa, kustannustehokas ja täysin kalustettu toimitila voisi olla järkevä valinta.
Worklandin kaupallinen johtaja Nora Lallukka toteaakin, että joustavan monitoimitilavalinnan ehdottomia etuja on sen helppous ja ennustettavuus:
”Yrityksen ei tarvitse erikseen huolehtia siivouksesta, toimivasta nettiyhteydestä, tarpeellisten toimistokalusteiden hankinnasta tai muiden palvelujen järjestämisestä. Kiinteä kuukausisopimus sisältää kaiken tarpeellisen, unohtamatta yhteisiä kahvihetkiä, monipuolisia yritystapahtumia ja loputtomia verkostoitumismahdollisuuksia.”
2. Sopimuksen kesto
Toimitilan valinnassa on tärkeää huomioida myös tilan vuokrasopimusehtojen joustot, ja peilata niitä yrityksen kasvusuunnitelmiin. Onko yrityksen tavoitteena toimintojen laajentaminen tai tiimin koon kasvattaminen? Vai onko työskentely pääosin projektiluonteista ja riippuvaista ulkoisista tekijöistä? Eri asiat vaikuttavat siis siihen, kuinka pitkäksi aikaa, ja minkä kokoiseen tilaan olisi järkevää sitoutua.
Joustavat tilaratkaisut mahdollistavat myös joustavat vuokrasopimusehdot. Sopimuksen voi allekirjoittaa esimerkiksi muutamaksi kuukaudeksi, ja pidentää aina tarpeen mukaan. Tai vaihtoehtoisesti voi seurata tilan käyttöastetta, ja tarvittaessa laajentaa sopimusta. Toimitilatarjoajalta kannattaa siis selvittää, kuinka joustavia toimitilaratkaisut ovat, ja millä ehdoilla niitä on mahdollista vuokrata.
3. Toimiston ylläpito ja lisäpalvelut
Erityisesti työkulttuurin ja työskentelytapojen muutosten myötä toimistotila nähdään osana laajempaa kokonaisuutta – yksittäisten työpisteiden lisäksi työympäristöön sisältyy mm. lounge-, kahvila- ja virkistystiloja. Tiimi- ja yhteistyötilojen lisäksi on kuitenkin myös huolehdittava kiinteistön perusasioista, kuten siivouksen, nettiyhteyden ja kulkulupien järjestämisestä.
Vaikka vastuun voi kantaa itse, voi operatiivisen taakan myös ulkoistaa täyden palvelun toimitilatoimijoille. Kun kaikki toimitilapalvelut hoituvat puolestasi, aika vapautuu itse liiketoiminnan ydinkysymysten ääreen.
4. Toimitilan ominaisuudet
Markkinoilla on laaja valikoima moneen käyttöön soveltuvaa toimitilaa aina perinteisestä toimistovuokrauksesta monipuolisiin ja yhteisöllisiin coworking -tyyppisiin ratkaisuihin. Sopivaa toimitilaa pohtiessa Nora Lallukka neuvookin listaamaan heti alkuun mahdolliset toiveet tulevaan tilaan liittyen:
”Onko toiveena esimerkiksi täysin yksityinen toimisto, vai voisivatko myös modernit avotyötilat vastata yrityksesi tarpeisiin? Kaipaatko muuttovalmista ratkaisua tai työpisteen lisäksi myös viihtyisiä yhteistiloja sekä säännöllisiä tapahtumia? Uuden toimitilan etsintään kannattaakin lähteä avoimin mielin, ja hyödyntää esimerkiksi Worklandin kokeilupäivää, jonka puitteissa voi katsoa mikä ratkaisu toimii yrityksellesi parhaiten.”
5. Toimistoelämä
Kyse on harvoin vain neliöistä tai kustannustehokkaista tilaratkaisuista. Työympäristö muodostuu miellyttävästä työyhteisöstä, inspiroivista kohtaamisista ja mieleenpainuvista tilaisuuksista. Parhaimmassa tapauksessa toimiva tila tukee työntekijöiden sitoutuneisuutta ja vahvistaa motivaatiota. Juuri tämän vuoksi on tärkeää ylläpitää toimistossa vallitsevaa ilmapiiriä, yhteisien tilojen viihtyisyyttä sekä mahdollisuutta tuntea kuuluvansa osaksi laajempaa yhteisöä.
Erityisesti vastaperustetuilla tai pienillä yrityksillä ei ole aina riittävästi resursseja tukea työntekijöiden hyvinvointia, tai tarjota monipuolisia palveluja. Täyden palvelun toimitilakokonaisuudet ja coworking -ratkaisut vastaavat kuitenkin tähän tarpeeseen.
"Järjestämme Worklandilla säännöllisiä jäsentapahtumia, jotka ovat tykättyjä erityisesti pienyrittäjien ja freelancereiden, mutta myös suurempien yritysten keskuudessa. Viikoittaisista aamupalahetkistä sekä kuukausittain järjestettävistä afterwork tilaisuuksistamme on jo muodostunut yhteisöämme yhdistäviä, odotettuja tapahtumia. Uskoisin että yhteisöllisyyttä rakentavilla tilaisuuksilla sekä päivittäisistä kohtaamisista on suuri merkitys koko tiimin hyvinvoinnin ja viihtyisyyden kannalta”, lisää Nora Lallukka.
Oletko valmis panostamaan innostavaan työyhteisöön ja joustavaan kasvuympäristöön? Ota yhteyttä, niin etsitään paras ratkaisu yrityksesi tarpeisiin:
Nora Lallukka
Kaupallinen johtaja
+358405531916
Workland on joustavia toimitiloja ja coworking-ratkaisuja tarjoava kansainvälinen verkosto, joka pitää sisällään yhteensä 16 toimipaikkaa. Löydät meitä Helsingissä Esplanadin ja Teurastamon alueilla, samoin Espoossa Keilaniemessä. Suomen lisäksi Workland on johtava toimitilojen tarjoaja myös Baltian alueella: toimitiloja on Tallinnassa, Riikassa, Vilnassa ja Kaunasissa.
